Доставка корреспонденции

В деловом мире доверяют словам, а верят документам

Очень часто контрагенты встречаются в суде, и тут поднимается вопрос: когда и каким образом были направлены те или иные документы? Все сроки были соблюдены?

Для ответа на эти вопросы, достаточно знать, какие способы доставки корреспонденции бывают, и, что именно будет учитывать судья при решении спорных моментов.

Способы доставки корреспонденции

Отправить бумаги по факсу или электронной почте. Этот вид связи необходимо прописать в договоре с указанием номера факса и адресом электронной почты.

Подтверждением будет служить факсимильный отчет или электронное письмо, с прописанным временем отправки, а также подтверждение о прочтении.

Оформить заказное письмо с уведомлением о вручении. На руках остается описной лист, квитанция об отправке и уведомление с подписью, получившего человека.

Доставка корреспонденции

Если в договоре не указаны адреса доставки корреспонденции, в этом случае, отправитель вправе высылать документы по юридическому или фактическому адресу. С фактическим адресом все просто. Это место, где физически располагается или работает получатель. Отправка на домашний адрес сотрудника возможна только в случае ИП. Для всех остальных форм, фактическим, является местонахождение компании или офиса. Юридическим адресом получателя является адрес, указанный как место его государственной регистрации (ЕГРЮЛ). За сведения, указанные в ЕГРЮЛ ответственность лежит на руководителе компании. В случае, смены юридического адреса, все контрагенты должны быть уведомлены надлежащим образом. Если это сделано не будет, судья будет на стороне отправителя. Сотрудник, получающий почтовые документы, не обязан иметь или предъявлять доверенность на ее получение. В суде доказывается факт отправки документации, а не факт ее получения.

Вручить лично. В этом случае, необходимо оставить себе копию документа, с печатью и подписью, получившего сотрудника или номером и датой входящей корреспонденции.

Электронные документы. В Российском законодательстве регламентом утверждены две формы таких документов:

  • простые (отсканированные копии бумажной версии, переписка в электронном виде с датами);
  • заверенные электронной подписью. Это документы, отправляемые в государственные органы: налоговая инспекция, пенсионный фонд; электронные торги и биржи; банковская документация по системе «Клиент – Банк».

Суд не всегда принимает такие документы в качестве доказательной базы. Для этого в заключенном договоре между партнерами, должно быть прописано, что данный вид связи возможен; необходимо прописать список документов, которые подлежат обмену таким способом; и указать все адреса электронной связи, используемые в переписке. В суд достаточно предоставить распечатку бумаг из электронного документооборота, для подписания которой, контрагент использовал цифровую подпись. Правда, электронной подписью может подписывать не только владелец, этой подписи, но и любой сотрудник, имеющий на это разрешение. В этом случае, суд будет не на стороне собственника подписи.

В случае подписания бумаг при помощи факсимиле, это должно быть прописано в договоре. Как правило, такие документы принимаются к рассмотрению, на время, предоставления оригинальной подписи.

Следует помнить — правильно и своевременно оформленные и отправленные документы деловым партнерам, государственным инспекциям или в суд – это залог финансового благополучия, успешного развития бизнеса и просто, хорошая репутация ответственного человека или компании. Самым лучшим вариантом отправки деловой документации, является отправка заказного письма с уведомлением и описью вложений. Такой вид связи позволит избежать проблем с отправкой и доставкой корреспонденции в нужные сроки и нужному сотруднику.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Яндекс.Метрика